Unser Advanced Property Management -
Extrem smart

Im Bereich Property Management betreuen wir Büro-, Einzelhandels, Logistik- sowie Wohnflächen von unseren Büros in Berlin, Köln, München und Soest.

Uns zeichnet ein starker Fokus auf das technische Immobilienmanagement und das Bau-Projektmanagement aus. Im Bereich Investment begleiten wir Investoren und Verkäufer in allen Phasen des Transaktionsprozesses. Hierbei können auf unser internationales Netzwerk zurückgreifen. Ebenso kümmern wir uns um die Zertifizierung Ihres Immobilienportfolios (GRESB).

Vor allem verstehen wir uns als Ihr proaktiver Partner, der sich speziell auf Ihre Bedürfnisse ausrichtet und mit viel Leidenschaft um Ihre Immobilien kümmert!

Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die möglichen Herausforderungen im Immobilienmanagement bestens. Daher wissen wir, dass nur ein qualitativ hochwertiges und proaktives Property Management den Wert Ihrer Immobilien nachhaltig steigert. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen für das kaufmännische und technische Property Management eine extrem smarte Lösungsstrategie, die speziell auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten ist. Unseren Ansatz einer qualitativen und kundenorientierten Immobilienverwaltung bezeichnen wir hierbei als Advanced Property Magement.

Was zeichnet unseren Ansatz aus?

Partnermodell und Kundenteams

Die Betreuung unterschiedlicher Investoren und Asset Manager stellt im Property Management eine große Herausforderung dar. So gilt es Ihre spezifischen Arbeitsweisen und Anforderungen im Sinne eines kundenorientierten Property Managements individuell zu berücksichtigen. Für uns ist es selbstverständlich, dass wir Sie mit einem hohen, einheitlichen und auf Sie zugeschnittenen Qualitätsstandard bedienen.

Eine dezentrale Struktur erschwert ein solches kundenorientiertes Qualitätsversprechen beim Management Ihrer bundesweit verteilten Immobilien.

Daher zentralisieren wir möglichst viele Funktionen und sichern Ihnen dennoch (oder gerade damit) höchste Qualität beim Management Ihrer Immobilien vor Ort zu.

Die so gebildeten zentralen Kundenteams müssen sich nicht auf viele unterschiedliche Auftraggeber einstellen, sondern kennen Ihre Ansprüche und Prozesse ganz genau. Sie bekommen von uns stets einen exklusiven Partner beim Management Ihrer Immobilien, auch wenn diese bundesweit verteilt sind. Unsere Property Manager behandeln Ihre Immobilien wie ihre eigenen. Sie sind Ihr verlängerter Arm beim Management Ihres Portfolios. 

Insofern gilt unser Credo, dass uns eine möglichst große Nähe zu Personen auf Kundenseite und die damit individuellen Anforderungen wichtiger sind, als die regionale Nähe zu den Immobilien. Dennoch sind regelmäßige Objektbegehungen unabdingbar. Diese können ebenso gut aus weiter entfernteren Standorten wahrgenommen werden.

Intelligente Organisationsstruktur Property Management

Die Bildung von Kundenteams im Property Management schafft klare Kompetenzregelungen ohne Matrixstrukturen. Es bedarf auf keiner übergreifender Key Accounts, die in der Regel einen geringeren Bezug zum operativen Property Management haben.  

Unsere Kundenteams bestehen immer aus Objektbuchhaltung, Kaufmännischem Property Management und Technischem Property Management. Die Buchhalter und Kaufmännischen Property Manager sind zentral in Soest angesiedelt. Die Möglichkeit eines schnellen Austauschs zwischen Buchhaltung und kaufmännischem Property Management sehen wir als essentiellen Erfolgsfaktor an. Insbesondere gilt dies bei der Kontenklärung, der Klärung der offenen Posten, den Nebenkostenabrechnungen oder auch beim Reporting.

In Abhängigkeit der Asset-Klasse Ihrer Immobilien, insbesondere bei Retail-  oder Logistikimmobilien, besteht unser Ansatz darin, auch das Technische Property Management möglichst zentral in Soest zusammen mit dem Kaufmännischen Property Management und der Objektbuchhaltung anzusiedeln. Bei Büro- oder verwaltungsintensiven Immobilien sind unsere Technischen Property Manager auch in Köln, Berlin und München angesiedelt.

Darüber hinaus bietet unser Property Management ein aktives Vermietungsmanagement an. Unsere Vermietungsmanager übernehmen die Vermietungssteuerung, sowohl für die Neuvermietung als auch für Mietvertragsverlängerungen. Hierbei übernehmen wir die Vermarktung entweder selbst oder steuern die Neuvermietung unter Einbindung unseres deutschlandweiten Maklernetzwerks – ganz so wie Sie es wünschen und wie es für Ihre Immobilien zielführend ist. 

Unser Investmentservice unterstützt Sie sehr gerne bei An- und Verkauf in allen Phasen des Transaktionsprozesses. Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir dabei die passende Strategie – ganzheitlich oder punktuell über die gesamte Wertschöpfungskette auf Portfolio- und Einzelebene. 

Unser Ziel ist stets eine diskrete, revisionssichere und professionelle Transaktion durchzuführen, die für Sie zum bestmöglichen Ergebnis führt. 

Hohe Spezialisierung des Technischen Property Managements

Wir sind der Überzeugung, dass das Technische Property Management nicht gleichzeitig die Steuerung des Facility Managements, die Verantwortung für Sachverständigenprüfungen sowie zusätzlich noch die Projektsteuerung komplexer Mieterausbauten und Sanierungsmaßnahmen effektiv durchführen kann. Vielmehr bedarf jedes dieser drei Aufgabenfelder aus dem Technischen Property Management spezifischer Kompetenzen und Fähigkeiten.

Insofern bilden wir für jede der genannten Aufgabenfelder spezialisierte Unterabteilungen und bieten eine hohe Spezialisierung im Technischen Property Management. Hierbei unterscheiden wir zwischen der Abteilung Technisches Property Management, der Abteilung Prüfungen und Wartungen sowie der Abteilung Bau-Projektmanagement.

Bei komplexen Mieterausbauten oder Sanierungsmaßnahmen verantwortet unsere Abteilung für Bau-Projektmanagement die entsprechenden Capex und TI-Maßnahmen. Diese Abteilung ist hochspezialisiert und losgelöst vom technischen Property Management. Hierbei begutachten und bewerten wir vorhandene Gebäudestrukturen. Aus den resultierenden Ergebnissen entwickeln wir mögliche Konzepte und setzen diese in enger Zusammenarbeit mit Planern, Kommunen, Mietern und Ihnen um. 

Advanced Real Estate Management

Effektive Steuerung der Betreiberverantwortung

Ein qualitativ hochwertiges Property Management sorgt vor allem auch dann für eine hohe Mieterzufriedenheit, wenn es ein qualitativ hochwertiges Facility Management vor Ort sicherstellt und der operative Betrieb Ihrer Immobilien somit bestmöglich garantiert wird.

Eine ordnungsgemäße und pünktliche Nebenkostenabrechnung stellt bspw. eine Grundvoraussetzung in der Immobilienverwaltung dar. Wirkliche Mieterzufriedenheit entscheidet sich unseres Erachten nach aber vielmehr bspw. in der Pflege der Außenanlage oder der Reaktionsschnelligkeit auf Störungen im laufenden Betrieb. Diesbezüglich steht der Facility Manager im täglichen Kontakt mit dem Mieter. Kernaufgabe des Property Managements muss es sein diesen täglichen Kontakt zu steuern und zu optimieren.

Wie stellen wir eine solche effektive Steuerung des Facility Managements (FM) sicher?

  • Zentrale Erfassung und Überwachung von Prüfungs-und Wartungsverpflichtungen
  • Regelmäßige Qualitätskontrollen und Objektbegehungen
  • Schnelle Entscheidungswege
  • Regelmäßige FM-Jour fix (teilweise auch mit Mietern)
  • Konzentration auf mittelständische FM- Dienstleister mit hoher Wertschöpfungstiefe
  • Trennung von Technischem Gebäudemanagement und Infrastrukturellem
  • Gebäudemanagement
  • Standardisierte Ausschreibungen mittels Orca AVA

Intelligente und integrierte Softwaresysteme

Für alle Dienstleistungen, die wir anbieten, greifen wir stets auf modernste Technologien für das Kaufmännische und Technische Property Management zurück. Hierbei kann unser ERP-System mittels eines entsprechenden BI-Tools auch komplexe Reportinganforderungen flexibel und individuell abbilden. Digitale Workflows sind bei uns ebenso selbstverständlich wie eine vollständige Digitalisierung jeglicher Dokumente in unserem Dokumentenmanagementsystem. Diese Dokumente sind jederzeit über eine OCR-Volltextsuche verfügbar.

Alle wesentlichen Arbeitsprozesse wurden mittels unseres Workflow-Tools modelliert und mit entsprechenden Eskalationsworkflows hinterlegt. So sind kurze Durchlaufzeiten garantiert und eine transparente Dokumentation  der Prozesse gewährleistet. Elementare Prozesse wie das Mahnwesen oder auch die Indexierung von Mietverträgen sind voll digital abgebildet. Ebenso sind jederzeit automatisierte Soll-Ist-Abgleiche abrufbar, um Abweichungen zum vereinbarten Budget sichtbar zu machen. Auch hinsichtlich der technischen Prüf- und Wartungsverpflichtungen lässt sich ein solcher Soll-Ist-Abgleich übersichtlich darstellen, so dass die Betreiberverantwortung effektiv gesteuert werden kann.

Wir können Ihr Unternehmen auch direkt in verschiedene Workflows einbinden, beispielsweise beim Rechnungsfreigabeworkflow ab Überschreitung gewisser Wertgrenzen. 

Gleichzeitig scheuen wir uns auch nicht davor Ihnen den Zugriff auf unser Dokumentenmanagementsystem zu ermöglichen. So sind Sie jederzeit in der Lage Rechnungen oder wichtige Dokumente transparent und jederzeit dann einzusehen, wenn Sie es möchten.

Unsere Softwareinfrastruktur ermöglicht eine flexible Integration in Ihre Systeme. Wir bieten unter anderem Schnittstellen zu DATEV, Yardi, SAP, oder auch Immopac.

Ausschreibungen im Facility Management oder Bau-Projektmanagement können über die Software ORCA-AVA voll digital und transparent durchgeführt werden. 

Aussergewöhnliches Engagement und Personalkonstanz

Trotz aller Digitalisierung: Entscheidend für ein erfolgreiches Immobilienmanagement bleibt dennoch der einzelne Mitarbeiter. Hier spielt die Personalkonstanz und das Engagement unserer Mitarbeiter eine große Rolle. Wir sind sehr stolz darauf, dass viele unserer Mitarbeiter im Property Management bereits seit vielen Jahren bei uns und für Sie tätig sind.

Weiterhin bilden wir uns auch weiter, fachspezifisch aber auch in Bezug auf allgemeine Kompetenzen und Fähigkeiten.

Eine transparente vierteljährliche Zielkommunikation sowie halbjährliche 360° Mitarbeiterbefragungen, bilden ein weiteres Gerüst für unser Engagement beim Management Ihrer Immobilien.

Karriere Real Estate Management